Kassenanmeldung gemäß § 146a AO
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen die Mitteilung über die Anschaffung und Außerbetriebnahme von elektronischen Aufzeichnungssystemen elektronisch über MEIN ELSTER oder die ERIC-Schnittstelle an das zuständige Finanzamt übermitteln. Eine Meldung per E-Mail oder in Papierform ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr ausreichend.
Die Mitteilungspflicht muss bis spätestens 31. Juli 2025 erfüllt sein. Für nach dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder außer Betrieb genommene Kassensysteme gilt eine Frist von einem Monat zur Meldung.
Um Ihnen diesen Prozess zu erleichtern, bietet GRÜN CashControl eine Exportfunktion, mit der Sie eine XML-Datei gemäß den gesetzlichen Vorgaben erstellen können. Diese Datei lässt sich direkt im ELSTER-Portal hochladen und vereinfacht so die Kassenanmeldung erheblich. Einige Daten werden automatisch aus den Kassendaten übernommen, während Sie nur noch wenige Angaben manuell ergänzen müssen.
Information
Es handelt sich hier um einen Export. Die eingegebenen Daten in Textfeldern wie z.B. Steuer ID, Straße, Ort, Postleitzahl etc. werden nicht geprüft, und sind daher auf eigene Verantwortung zu kontrollieren, bevor sie tatsächlich an das Finanzamt übertragen werden.
Standardmäßig werden die Daten aus den Systemeinstellungen in den Export übernommen, es besteht aber die Möglichkeit, einen Haken in der Organisationseinheit zu setzen, sodass ausschließlich die pro Organisationseinheit eingetragenen Daten verwendet werden.
HowTo
Der Export sammelt alle notwendigen Informationen, soweit und qualitativ vorhanden, aus der Organisationseinheit-, den Kassen/Geräte-Einstellungen sowie den vorhanden Transaktionsdaten und erzeugt pro Organisationseinheit (in Elster Betriebsstätte) eine eigene XML-Datei, die dann im Elsterportal importiert werden kann.
In den Kassen/Geräte-Einstellungen (Menü-> Kassen/Geräte) finden Sie für die Kassenanmeldung neue Felder, die zusätzlich zu den Informationen über das Kassenmodell eingetragen werden sollten:
- Anschaffungsdatum der Kasse
- Inbetriebnahmedatum der Kasse (erster Beleg/ Kassenstart))
- Außerbetriebnahmedatum der Kasse
(Wird die Kasse wieder in Betrieb genommen, sollte dieses Datum gelöscht werden)
Daten in der Organisationseinheit kontrollieren
Bitte beachten:
Stellen Sie sicher, dass die in der Organisationseinheit angegeben Daten gefüllt sind. Wenn die Daten nicht gefüllt sind, wird der Standard der Systemeinstellungen übernommen.
Die eingetragenen Daten bilden eine amtliche Grundlage für die Anmeldung beim Finanzamt und sollten daher der Richtigkeit entsprechen. Der Export dient lediglich zur einfachen Datenübertragung und übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit der Daten.
Den Export erstellen
- Öffnen Sie das Hauptmenü von CashControl Live.
- Navigieren Sie zu dem Punkt "Berichte => Exporte".
- Wählen Sie den Export "XML-Export zur Kassenanmeldung im Elster-Portal"
- Wählen Sie die gewünschte Organisationseinheit , für die die Daten erstellt werden sollen aus.
- Wählen Sie Ausgabe = XML
- Wählen Sie das gewünschte Ausgabeziel
-
- Download (Datei wird in dem lokalen Download-Ordner gespeichert)
- Per Mail senden (Datei wird an die angegebene Mail-Adresse gesendet
- In der Bibliothek ablegen (Datei steht in der Bibliothek zum späteren Download bereit)
-
- Starten Sie den Export durch Klick auf den"Ok"-Button.
Wenn der Export erfolgreich durchgeführt, kann die erzeugte Datei nach der Anmeldung im Elster-Portal verwendet werden.
Anmeldung im Elster Portal
- Login im Elsterportal
- Nach einem erfolgreichen Login findet man die gewünschte Kassenanmeldung im Bereich „Formulare & Leistungen" oder über die Suchfunktion durch Eingabe von "Aufzeichnung146a“ .
XML Daten hochladen
Im Formularbereich kann nun die aus CashControl erzeugte XML-Datei hochgeladen werden.
Profildaten auswählen
Die Zuordnung der Mitteilung zu einem Steuerpflichtigen wird über das hinterlegte Profil in Elster ausgewählt. Diese Daten sind nicht im XML vorhanden.
Nach der Profilauswahl werden die Angaben zum Steuerpflichtigen angezeigt.
Angaben zur Betriebsstätte prüfen/ändern
Im zweiten Schritt werden die Daten der Betriebsstätte angezeigt. Diese Daten stammen aus dem CashControl Manager und werden aus der XML-Datei übernommen.
Angaben zum Aufzeichnungssystem prüfen/ändern
Auf der nächsten Seite werden die Angaben zum elektronischen Aufzeichnungssystem (Kasse) angezeigt, die ebenfalls über die XML-Datei importiert werden. Woher diese Daten stammen, ist im Screenshot dargestellt.
BSI-Zertifizierungs-ID
Die BSI-Zertifizierungs-ID hängt vom jeweiligen Hersteller und Produktionsdatum der TSE ab.
Eine offizielle Liste des BSI findet man unter folgendem Link. Bitte beachten, Hersteller und Version der TSE sowie Ausstellungsdatum können unterschiedlich sein.
Link zur offiziellen BSI Seite
Der Hersteller Fiskaly hat die BSI-ID öffentlich einsehbar auf seiner Website, auffindbar unter folgendem Link:
Mann kann noch manuell Änderungen vornehmen und abschließend die Eingaben prüfen lassen:
Prüfung der Eingaben
Im nächsten Schritt erfolgt über Elster eine Prüfung auf Vollständigkeit der erfassten Eingaben. Im Falle einer Fehlermeldung kann man die Daten entsprechend korrigieren.
Absenden des Formulars
Bitte prüfen Sie die Daten sorgfältig, bevor Sie abgesendet werden, um Schreib und/oder sonstige Fehler zu vermeiden.
Werden in der Prüfung keine Fehler gemeldet, kann das Formular versendet werden. Der Einreicher erhält anschließend eine Quittung. Danach kann man mit der nächsten Betriebsstätte fortfahren.
Weiterführende Links und Quellen: